Ik heb opleidingen gevolgd, boeken gelezen en podcasts beluisterd. Over teamsamenwerking en communicatie is heel veel informatie te vinden. Het geeft een prettige houvast om een theoretisch kader te hebben. Maar zit het in de werkelijkheid ook zo in elkaar? De fasen van teamontwikkeling van Tuckman en ‘De 5 frustraties van teamwork’ van Lencioni vind ik erg inspirerend en zie ik bijvoorbeeld in de praktijk van dit team bewezen:

Een tijdje terug startte ik als coördinator in een uitgebreid traject met een nieuw samengesteld secretaresseteam. Deze organisatie had nét een nieuwe organisatiestructuur ingevoerd. De context was dynamisch en de puzzel complex: functies waren verandert, de inrichting herschikt en verantwoordelijkheden verschoven. Het team moest zichzelf opnieuw uitvinden.

Een van de eerste klussen die ze met elkaar als team te klaren hadden was: zorg voor een bezettingsrooster waarin elke werkdag minimaal één secretaresse bereikbaar is. Geen rocket science zou je denken, maar in werkelijkheid bleek het een vuurproef. Wat volgde, waren weken van frustratie. Teamleden hielden vast aan hun vrije dagen, het onderling vertrouwen was broos, en niemand voelde zich echt verantwoordelijk voor het geheel. De communicatie verliep stroef en het overleg hierover verliep stroef en was een bron van irritatie.

We bevonden ons midden in de zogenaamde storming-fase van teamontwikkeling zoals Tuckman die omschrijft, waarin gedoe heel normaal is en noodzakelijk om te groeien. De frustraties volgens Lencioni waren zichtbaar en voelbaar: gebrek aan vertrouwen, angst voor conflict, geen echte betrokkenheid, onvoldoende eigenaarschap en geen focus op gezamenlijke resultaten.

Ik heb het ongemak met dit team niet vermeden. Met behulp van gerichte interventies en gesprekken zijn we aan de slag gegaan:

• We bouwden aan veiligheid en vertrouwen.
• We oefenden met het voeren van eerlijke gesprekken.
• We maakten ieders bijdrage zichtbaar en betekenisvol.
• We onderzochten onderliggende patronen en dynamieken die samenwerking in de weg stonden.

Langzaam maar zeker ontstond er ruimte voor iets nieuws.

Maanden later kwam het nieuwe kalenderjaar in zicht en moest het bezettingsrooster opnieuw gevuld worden. Wat er toen gebeurde, was ronduit bijzonder. In slechts anderhalve week was het schema compleet. Niet alleen omdat het ‘moest’, maar omdat ze het sámen wilden doen. Collega’s boden spontaan aan om te ruilen, gaten op te vullen en elkaars back-up te zijn. Het vertrouwen was gegroeid. De bereidheid om eigenaarschap te tonen ook. Wat een verschil!

Ze hadden de fase van performing bereikt: een team dat samenwerkt met plezier, verantwoordelijkheid deelt en oog heeft voor het geheel.

Het was geen makkelijke weg, maar wél een duurzame. En daar ben ik voor dit team ongelooflijk trots op!

Wil jouw team ook van frustratie naar flow? Ik loop graag met jullie op.